Teen etäprojektia, jota on myös johdettu etänä. Tekijät on tavattu etänä ja viestintä hoidettu pitkälti tekstinä. Tämän projektin aikana on hahmottunut se, miten on mahdollista rakentaa yhteishenkeä, liittää porukkaa toisiinsa, luoda ja ideoida yhdessä sekä määrittää tehtävät ja hoitaa ne. Tämä on luontevaa juuri niin kauan kuin yhteydet; niin tekniset kuin henkiset, toimivat ja leppoisa yhteisymmärrys on olemassa.
Mitä tapahtuu, kun projektin alkuinnostus alkaa hiipua, tulee vastoinkäymisiä, väärinkäsityksiä ja jokainen toimija keskustelee oman peilinsä kanssa kahden – luullen ja tulkiten tilanteiden tietoa. Syntyy kaaos. Johtamisen luonteesta riippuen kaaos voi olla jäsentävä kriisi, josta ponnistetaan uuteen nousuun tai taustalle vellomaan jäävä kytösavu, joka hämärtää kaikessa viestinnässä.
Mitä tehdä?
Omassa projektissani on näyttäytynyt erittäin tärkeäksi muutama teema, joilla on saatu niin kriisejä purettua kuin jokaisen jaksamista vahvistettua.
- Kuuntele – älä luule
- Rupattele joutavia
- Osallistu
- Aikatauluta ja anna vastuuta
- Kannusta ja kuule
- Kuuntele – älä luule
Sanoilla on merkitystä. Työyhteisössä, projektissa jokaisella jäsenellä on oma kieliympäristönsä, jonka kautta se luo ymmärrystä toisten kanssa. Sama sana voi merkitä toiselle aivan muuta sisällöllisesti kuin mitä puhuja sanalla tarkoittaa. Tarkentaminen, tarkistaminen ja yhteisen ymmärryksen varmistaminen kysymällä tuo näkyviin tarkoituksia ja antaa mahdollisuuden tulla kuulluksi ilman virhetulkintoja. Arjen tuoksinassa tämä voi kuitenkin jäädä muun tekemisen jalkoihin tai viestinnän kahdensuuntaisuus hidastuu tekstin muodossa. Aina ei tulla kysyneiksi mitä toinen tarkoittaa kirjoittamallaan tekstillä. Teksti saattaa jäädä elämään lukijan oman tunteen, kokemusten tai senhetkisen tilanteen kautta tulkituksi – väärin ymmärretyksi. Toisen henkilön tarkoituksia on hyvä tarkistaa kysymällä esimerkiksi: ”Tarkoititko, että …?” tai ”Ymmärränkö oikein, että …?”
Kuuntele – älä luule -toimintamalli edellyttää rohkeutta avata asiaa uudelleen ja uudelleen kunnes yhteinen käsitys on riittävän yhteinen ja työ voi edetä.
- Rupattele joutavia
Korona-aika on tuonut näkyviin turhanpuhumisen, rupattelun arvon. Teams kokouksen kokemuksissa on läjittäin tyhjää linjojen huminaa ja kun aloitusaika kilahtaa kellossa, alkaa asialistan tykitys. Mitä kuuluu -hyvinvoinnin kysymys on jäänyt tehokkuuden jalkoihin. Hyvinvointikyselyissä tähän on kiinnitetty nyt huomiota ja pikkuhiljaa oivallettu rupattelun arvo yhteisön liimana, luontevan tuttavallisuuden ja rentouden eväänä. Rupattelu ja huumorin käyttö edistävät keskinäistä tutustumista ja muokkaavat maaperää onnistuvalle yhteistyölle. Keveys ja rentous tuovat lisää jaksamista arjen asioiden hoitamiseen.
Koulutusten ja kokousten tärkeä osa ovat aina olleet kahvitauot. Nyt yhteisen porinan sijaan jokainen suuntaakin omaan keittiöönsä, pyörittelee hartioitaan ja katsoo kauas. Huolehditaan omasta jaksamisesta, mutta yhteys toisiin katkeaa. Kahvikupin esittelylle on tilausta, jos muuten ei löydy yhteistä keskusteluteemaa.
- Osallistu
Etäilyn seurana on tullut hiljaisuus. Kokouksen puheenjohtajana mikään ei ole niin kammottavaa kuin hiljaisina humisevat linjat. Teet kysymyksen, johon kukaan ei vastaa. Ilman videokuvaa osallistuja on piilossa ja on tilausta sille kuuluisalle Joku Muu osallistujalle, jonka odotetaan tekevän tehtäviä kaikkien muiden puolesta. Jaksamisen ja yhteyden kannalta on merkityksellistä, että on sovittu, millä tavalla osallistumista kannustetaan sekä miten sen voi tehdä. Chat on osoittautunut erittäin toimivaksi osallisuuden alustaksi. Kysymys ja vastaukset chatiin -yhteistyöllä vuorovaikutus on etenevää. Yhteyttä on saatu aikaan. Osallistumista sekä osallisuutta vahvistavat myös monet virtuaalialustat, joihin pääsee kirjoittamaan, piirtämään ja kommentoimaan nk. nimettömästi. Silloin, kun on rohjettu tulla mukaan kuvan kera, on yhteys ja asioiden eteneminen ollut yllättävän jouhevaa ja luotettavaa. Joka tapauksessa tarvitaan yhteiset sopimukset, kuinka tässä tapaamisessa on toivottavaa osallistua yhteiseen työskentelyyn. Sopimusten jälkeen jokainen osallistuja vastaa siitä, miten itse osallistuu työskentelyyn. Kanna siis oma vastuusi osallistumisesta.
- Aikatauluta ja anna vastuuta
Etäillessä on noussut erityiseen merkitykseen aikataulut ja tehtävien pilkkominen tavoitteisiin. Erityisesti projekteissa kokonaisuus on johdon varassa, jokainen osallistuja tekee omaa osakokonaisuuttaan eikä voi johtaa koko kokonaisuutta samalla kertaa. Ymmärrys siitä, miten oma osa-alue liittyy kokonaisuuteen, on tärkeä, mutta silti johtamisessa on huomioitava ja johdettava osa-alueet onnistumaan omassa osiossaan kokonaisuuden hyväksi. Tämä on mahdollista, kun tiedetään mitä ja mihin mennessä työstetään.
Etätyöskentelyn aikana on johtamisessa noussut esiin käsite mikromanageeraaminen. Toisen osa-alueelle hääräämään tuleva johtaja tai ulkopuolinen aiheuttaa pahimmillaan hämmennystä. Joka tapauksessa toiminta viestittää luottamuspulaa joko omaan johtamiseen tai osa-alueen osaamiseen. Jaksamisen kannalta on tärkeää tunnistaa miten projektissa johdetaan asian osaamista sekä millaista apua on tarjolla epäselvissä tilanteissa. Rationaalisessa ja suorittavassa työssä avun pyytäminen ei ole aina helppoa, sillä osaamiseen liitetään vieläkin liikaa yksin tekemisen tarve. Yhteistyö edellyttää luotettavaa avun saamisen järjestelmää; silloin jokainen pääsee kantamaan oman osaamisen kortensa yhteiseen kekoon ja projekti etenee toivotussa aikataulussa.
- Kannusta ja kuule
Erityisesti etätyöskentelyssä on tärkeää huomata edistyminen ja miten siihen on päästy. Huomio toimintaan ja toiminnan mukanaan herättämät tunteet luovat sitä tietoa, jolla toivottuun tulokseen on mahdollista päästä. Kiitos pitää sanoa, antaa myös yllättävää myönteistä palautetta ja juhlia aikaansaannoksia. Hyvinvoivissa tiimeissä on etäaikana mm. lähetetty lahjakortteja R-kioskille kokousherkkuja varten, toimitettu postin välityksellä yllätyspaketteja ja nostettu onnistuneita suorituksia valokeilaan kokousten aikana. Ihmisillä on perustarpeena tulla kuulluksi ja nähdyksi omana itsenään, osaajana ja tähän tarpeeseen vastaamisen tavat ovat korostuneet näin etäilyn myötä.
Huomaa, kuule miten on onnistuttu ja tuo se toistenkin tietoon.
Esimerkiksi näiden viiden teeman kautta on mahdollista sammuttaa kytevä pahoinvoinnin ilmapiiri ja rakentaa jaksavaa yhteistyötä, joka antaa osallistujilleen vahvistuksen heidän kyvykkyydestään ja pystyvyydestään motivoiden ottamaan vastaan uusia haasteita hyvällä mielellä. Joskus näiden teemojen hoksaamiseen tarvitaan ulkopuolisen apua. Työnohjaus on oiva väline avata teemoja ja tehdä näkyväksi yhteisössä toimivat työtavat. Samalla on mahdollista tehdä pieniä hienosäätöjä niihin toimiin, joissa on vielä hiomisen tarvetta.