Kirjoittajalta tyonohjaus.net

Useimmilla työpaikoilla kauden tärkeimmät, vaativimmat ja kiireisimmät työt pyritään saattamaan päätökseen ennen kesä- ja kesälomakauden alkua. Lomien takia henkilökuntaa on paikalla tavanomaista vähemmän, joten työnteossa keskitytään lähinnä välttämättömien tehtävien tekemiseen ja rutiinien pyörittämiseen. Työnteko on yleensä kesäaikana rennompaa kuin muina aikoina. Rentous näkyy mm. työntekijöiden ja asiakkaiden käytöksessä. Työt tehdään silti kesälläkin vastuullisesti ja ammattitaidolla.

Huolimatta kesäajan oletetusta keveydestä, siihenkin saattaa liittyä yllättäviä tai satunnaisia haasteita, joita olisi hyvä päästä tuoreeltaan käsittelemään koulutetun työnohjaajan kanssa. Vakituiset työkaverit saattavat olla lomalla juuri silloin kun yhteinen reflektointi heidän kanssaan olisi ehdottomasti tarpeen. Työntekijän työhön on saatettu sisällyttää lomalla olevan työkaverin tehtäviä tai sijaistamista. Uusien tehtävien myötä voi tulla tilanteita, joissa henkilö ei ole aiemmin ollut tai joihin hän ei ole osannut varautua.

Vaikka kesä on monella työpaikalla rauhallista aikaa, esimerkiksi johtajan sijaisena toimiminen voi olla monelle stressaavaa. Pitää vastata talousasioista, johtaa toimintaa, tehdä päätöksiä monista asioista, vastata henkilöstöhallinnosta. Moni johtajan loma-ajan sijainen kokee uskottavuusongelmia. Aina työkaverit eivät miellä ”rivistä noussutta” sijaista esimieheksi. Sijainen ei itsekään haluaisi antaa itsestään vaikutelmaa, että esimieheys on ”noussut hattuun”. Sijaisjohtajan hyväntahtoisuutta saatetaan jopa käyttää tietoisesti väärin mm. työaikaa tai työtehtäviä koskevissa asioissa. Pyydetään etuuksia tai otetaan vapauksia, joihin työntekijät eivät ole oikeutettuja. Esimies ymmärtää tilanteen, mutta ei kehtaa puuttua siihen.

Kesäaikana monet työtiimit toimivat tavallisuudesta poikkeavilla kokoonpanoilla. Joskus tiimin yhteistyö saattaa tarvita toimivuuteensa vähän sivustatukea esimerkiksi työnohjaajalta. Kertatapaaminenkin työnohjaajan kanssa voi auttaa.

Asiakastyössä voi tulla pikaista pohdintaa vaativia kysymyksiä. Esimerkiksi asiakkaan tilanne ja tarpeet muuttuvat nopeasti ja niihin pitäisi osata vastata parhaalla mahdollisella tavalla, asiakas on erittäin tyytymätön saamaansa palveluun tai työntekijä kokee asiakastilanteen hyvin haavoittavana.

Kesäaikana ja ns. parhaana loma-aikanakin voi ottaa yhteyttä meihin työnohjaajiin. Työnohjausasioita voidaan tapauksesta riippuen käsitellä etäohjauksessa tai sopia henkilön / ryhmän kanssa pikainen tapaaminen. Silloinkin, kun alkukeskustelun perusteella voidaan todeta, että välitöntä tapaamista ei tarvita, voidaan sopia (ainakin alustavasti) työnohjauksen aloittamisesta heti, kun siihen on paremmat mahdollisuudet.

Päivystävien ratkaisukeskeisten työnohjaajien yhteystiedot:

Taisto Lehtinen: 050 4630863, tate.lehtinen@gmail.com
Tarja Seppälä: 040 0400677, tarja@valoanakyvissa.fi

Teen etäprojektia, jota on myös johdettu etänä. Tekijät on tavattu etänä ja viestintä hoidettu pitkälti tekstinä. Tämän projektin aikana on hahmottunut se, miten on mahdollista rakentaa yhteishenkeä, liittää porukkaa toisiinsa, luoda ja ideoida yhdessä sekä määrittää tehtävät ja hoitaa ne. Tämä on luontevaa juuri niin kauan kuin yhteydet; niin tekniset kuin henkiset, toimivat ja leppoisa yhteisymmärrys on olemassa. 

Mitä tapahtuu, kun projektin alkuinnostus alkaa hiipua, tulee vastoinkäymisiä, väärinkäsityksiä ja jokainen toimija keskustelee oman peilinsä kanssa kahden – luullen ja tulkiten tilanteiden tietoa. Syntyy kaaos. Johtamisen luonteesta riippuen kaaos voi olla jäsentävä kriisi, josta ponnistetaan uuteen nousuun tai taustalle vellomaan jäävä kytösavu, joka hämärtää kaikessa viestinnässä. 

Mitä tehdä?

Omassa projektissani on näyttäytynyt erittäin tärkeäksi muutama teema, joilla on saatu niin kriisejä purettua kuin jokaisen jaksamista vahvistettua.

1. Kuuntele – älä luule
2. Rupattele joutavia
3. Osallistu
4. Aikatauluta ja anna vastuuta
5. Kannusta ja kuule

1. Kuuntele – älä luule

Sanoilla on merkitystä. Työyhteisössä, projektissa jokaisella jäsenellä on oma kieliympäristönsä, jonka kautta se luo ymmärrystä toisten kanssa. Sama sana voi merkitä toiselle aivan muuta sisällöllisesti kuin mitä puhuja sanalla tarkoittaa. Tarkentaminen, tarkistaminen ja yhteisen ymmärryksen varmistaminen kysymällä tuo näkyviin tarkoituksia ja antaa mahdollisuuden tulla kuulluksi ilman virhetulkintoja. Arjen tuoksinassa tämä voi kuitenkin jäädä muun tekemisen jalkoihin tai viestinnän kahdensuuntaisuus hidastuu tekstin muodossa. Aina ei tulla kysyneiksi mitä toinen tarkoittaa kirjoittamallaan tekstillä. Teksti saattaa jäädä elämään lukijan oman tunteen, kokemusten tai senhetkisen tilanteen kautta tulkituksi – väärin ymmärretyksi. Toisen henkilön tarkoituksia on hyvä tarkistaa kysymällä esimerkiksi: ”Tarkoititko, että …?” tai ”Ymmärränkö oikein, että …?” 

Kuuntele – älä luule -toimintamalli edellyttää rohkeutta avata asiaa uudelleen ja uudelleen kunnes yhteinen käsitys on riittävän yhteinen ja työ voi edetä.

1. Rupattele joutavia

Korona-aika on tuonut näkyviin turhanpuhumisen, rupattelun arvon. Teams kokouksen kokemuksissa on läjittäin tyhjää linjojen huminaa ja kun aloitusaika kilahtaa kellossa, alkaa asialistan tykitys. Mitä kuuluu -hyvinvoinnin kysymys on jäänyt tehokkuuden jalkoihin. Hyvinvointikyselyissä tähän on kiinnitetty nyt huomiota ja pikkuhiljaa oivallettu rupattelun arvo yhteisön liimana, luontevan tuttavallisuuden ja rentouden eväänä. Rupattelu ja huumorin käyttö edistävät keskinäistä tutustumista ja muokkaavat maaperää onnistuvalle yhteistyölle. Keveys ja rentous tuovat lisää jaksamista arjen asioiden hoitamiseen.

Koulutusten ja kokousten tärkeä osa ovat aina olleet kahvitauot. Nyt yhteisen porinan sijaan jokainen suuntaakin omaan keittiöönsä, pyörittelee hartioitaan ja katsoo kauas. Huolehditaan omasta jaksamisesta, mutta yhteys toisiin katkeaa. Kahvikupin esittelylle on tilausta, jos muuten ei löydy yhteistä keskusteluteemaa.

1. Osallistu

Etäilyn seurana on tullut hiljaisuus. Kokouksen puheenjohtajana mikään ei ole niin kammottavaa kuin hiljaisina humisevat linjat. Teet kysymyksen, johon kukaan ei vastaa. Ilman videokuvaa osallistuja on piilossa ja on tilausta sille kuuluisalle Joku Muu osallistujalle, jonka odotetaan tekevän tehtäviä kaikkien muiden puolesta. Jaksamisen ja yhteyden kannalta on merkityksellistä, että on sovittu, millä tavalla osallistumista kannustetaan sekä miten sen voi tehdä. Chat on osoittautunut erittäin toimivaksi osallisuuden alustaksi. Kysymys ja vastaukset chatiin -yhteistyöllä vuorovaikutus on etenevää. Yhteyttä on saatu aikaan. Osallistumista sekä osallisuutta vahvistavat myös monet virtuaalialustat, joihin pääsee kirjoittamaan, piirtämään ja kommentoimaan nk. nimettömästi. Silloin, kun on rohjettu tulla mukaan kuvan kera, on yhteys ja asioiden eteneminen ollut yllättävän jouhevaa ja luotettavaa. Joka tapauksessa tarvitaan yhteiset sopimukset, kuinka tässä tapaamisessa on toivottavaa osallistua yhteiseen työskentelyyn. Sopimusten jälkeen jokainen osallistuja vastaa siitä, miten itse osallistuu työskentelyyn. Kanna siis oma vastuusi osallistumisesta.

1. Aikatauluta ja anna vastuuta

Etäillessä on noussut erityiseen merkitykseen aikataulut ja tehtävien pilkkominen tavoitteisiin. Erityisesti projekteissa kokonaisuus on johdon varassa, jokainen osallistuja tekee omaa osakokonaisuuttaan eikä voi johtaa koko kokonaisuutta samalla kertaa. Ymmärrys siitä, miten oma osa-alue liittyy kokonaisuuteen, on tärkeä, mutta silti johtamisessa on huomioitava ja johdettava osa-alueet onnistumaan omassa osiossaan kokonaisuuden hyväksi. Tämä on mahdollista, kun tiedetään mitä ja mihin mennessä työstetään. 

Etätyöskentelyn aikana on johtamisessa noussut esiin käsite mikromanageeraaminen. Toisen osa-alueelle hääräämään tuleva johtaja tai ulkopuolinen aiheuttaa pahimmillaan hämmennystä. Joka tapauksessa toiminta viestittää luottamuspulaa joko omaan johtamiseen tai osa-alueen osaamiseen. Jaksamisen kannalta on tärkeää tunnistaa miten projektissa johdetaan asian osaamista sekä millaista apua on tarjolla epäselvissä tilanteissa. Rationaalisessa ja suorittavassa työssä avun pyytäminen ei ole aina helppoa, sillä osaamiseen liitetään vieläkin liikaa yksin tekemisen tarve. Yhteistyö edellyttää luotettavaa avun saamisen järjestelmää; silloin jokainen pääsee kantamaan oman osaamisen kortensa yhteiseen kekoon ja projekti etenee toivotussa aikataulussa.

1. Kannusta ja kuule

Erityisesti etätyöskentelyssä on tärkeää huomata edistyminen ja miten siihen on päästy. Huomio toimintaan ja toiminnan mukanaan herättämät tunteet luovat sitä tietoa, jolla toivottuun tulokseen on mahdollista päästä. Kiitos pitää sanoa, antaa myös yllättävää myönteistä palautetta ja juhlia aikaansaannoksia. Hyvinvoivissa tiimeissä on etäaikana mm. lähetetty lahjakortteja R-kioskille kokousherkkuja varten, toimitettu postin välityksellä yllätyspaketteja ja nostettu onnistuneita suorituksia valokeilaan kokousten aikana. Ihmisillä on perustarpeena tulla kuulluksi ja nähdyksi omana itsenään, osaajana ja tähän tarpeeseen vastaamisen tavat ovat korostuneet näin etäilyn myötä. 

Huomaa, kuule miten on onnistuttu ja tuo se toistenkin tietoon.

Esimerkiksi näiden viiden teeman kautta on mahdollista sammuttaa kytevä pahoinvoinnin ilmapiiri ja rakentaa jaksavaa yhteistyötä, joka antaa osallistujilleen vahvistuksen heidän kyvykkyydestään ja pystyvyydestään motivoiden ottamaan vastaan uusia haasteita hyvällä mielellä. Joskus näiden teemojen hoksaamiseen tarvitaan ulkopuolisen apua. Työnohjaus on oiva väline avata teemoja ja tehdä näkyväksi yhteisössä toimivat työtavat. Samalla on mahdollista tehdä pieniä hienosäätöjä niihin toimiin, joissa on vielä hiomisen tarvetta.

Työnohjaus tukee työntekijää monissa erilaisissa tilanteissa ja asioissa. Työnohjauksesta on apua esimerkiksi silloin kun

– työhön kohdistuu erityisiä paineita

– työntekijän tai yhteisön jaksaminen on koetuksella

– tarvitaan tukea muutoksen kohtaamiseen tai muutoksessa elämiseen

– halutaan vahvistaa tiimin yhteistyötä ja työntekijöiden yhteenkuuluvuutta

– kehitetään toimintaa ja työskentelyn käytäntöjä.

Työhön kohdistuu erityisiä paineita

Työnohjaukselle on tarvetta erilaisilla työaloilla, varsinkin hoito-, kasvatus- ja opetusalojen yhteisöissä, joissa sekä työntekijöiden että työntekijöiden ja asiakkaiden välinen vuorovaikutus on runsasta, erityisen merkityksellistä ja voimakkaiden tunteiden sävyttämää. Työnohjaus auttaa auttajan omien tunnereaktioiden käsittelemistä ja erilaisten työhön liittyvien näkemysten yhteen sovittamista.

Työnohjausta tarvitaan niin sanottuina normaaliaikoina. Useilla aloilla työnohjauksen tulee olla jatkuvaa ja säännöllistä, joihinkin tarkoituksiin sopii paremmin jaksottainen ohjaus.

Muutostilanteissa ja haasteellisissa tilanteissa ohjauksen merkitys korostuu entisestään. Kun työnohjaukseen osallistuvien auttajien asiakkaat elävät pitkään haastavissa olosuhteissa esimerkiksi koronapandemian takia, he alkavat helposti väsyä tilanteeseen. Tällöin auttaja pyrkii kaikin käytössään olevin keinoin kannattelemaan, tukemaan ja kannustamaan asiakkaitaan, jotta he jaksaisivat työssään ja luottamus parempaan tulevaisuuteen säilyisi. Kun olot helpottuvat ja auttajien asiakkaat alkavat selvitä tai toipua pahimmasta, saattaa auttavassa ja tukea antavassa ammattiroolissa olleelle auttajalle itselleen ilmaantua erilaisia väsymisen oireita. Hän on asiakasta kannustaessaan pitänyt yllä ”luodinkestävän turvamiehen” roolia niin pitkään ettei hän ole tullut kiinnittäneeksi tarpeeksi huomiota omaan jaksamiseensa. Salakavalan väsymyksen seurauksena auttajan oma jaksaminen ja työteho ovat saattaneet vajota jopa dramaattisen alas.

Työntekijän tai yhteisön jaksaminen on koetuksella

Varsinkin vaikeina aikoina auttajan työnohjaus on erityisen tärkeää. Hän kamppailee sekä asiakkaan edun ja hyvinvoinnin että oman jaksamisensa ja työmotivaationsa säilyttämisen puolesta. Kun auttajalla on säännöllinen työnohjaus, hänellä on tilaisuus purkaa ja käsitellä työnsä haasteellisuutta, omaa jaksamistaan, arvioida omia voimavarojaan ja selvittää mikä hänen tilanteessaan on riittävän hyvä työpanos.

Työnohjaus voidaan aloittaa myös silloin, kun auttajan voimavarat ovat vähentyneet tai työ ei enää suju entisellä tavalla. Vähemmällä ja keveämmällä tuella yleensä onnistutaan, kun työnohjaus on aloitettu silloin kun ongelmat ovat pieniä tai niitä ei edes ole. Vaikka työnohjaus ei olekaan terapiaa, tässä yhteydessä voitaneen siteerata professori Terttu Arajärven mottoa: ”Parempi gramma ennaltaehkäisyä kuin tonni terapiaa